TÉCNICAS DE TRIAGEM

Técnicas de Triagem, Organização de Registro de Fluxo de Documental.

Triagem: Ajuda nas agilidades dos processos / arquivos em massa.

Organização: Fundamental para termos o controle de tudo que vai ser feito no dia a dia, semana e até mesmo no mês. A gestão de documentos é um atividade fundamental em todas as organizações, por meio da organização dos arquivos, da triagem e conservação dos documentos e da atuação efetiva do gestor documental, com o objetivo de agilizar o processo decisório e preservar a memória e a cultura organizacional. O presente texto é fruto do Estágio Profissional Supervisionado de Secretariado Executivo, desenvolvido na área arquivística e objetiva salientar a importância da gestão documental para a agilidade dos processos produtivos, sobretudo, para o processo decisório empresarial, além de demonstrar a atuação do profissional de secretariado nessa área.

Palavras-chave: arquivística; gestão documental

Registro: Para melhorar a localização dos documentos, devemos armazenalos e ordem alfabética ou numérica.

A gestão de documentos é a atividade fundamental em todas as organizações, por meio das organizações dos arquivos, da triagem é a conservação dos documentos e da atuação efetiva do gestor documental, com o objetivo de agilizar o processo decisório e preservar a memória e a cultura organizacional.

Prontuario de Funcionário: É o principal arquivo na maioria ds empresas, devido ao registro previdenciario (INSS).

Estes devem ser aquivados durante 30 anos. Caso o funcionário necessite em sua fase de aposentadoria.

Em algumas empresas antigas , ainda utiliza-se o livro de funcionários, onde fica todos os documentos do mesmo. Em empresas atuais , é obrigatório ter o arquivo eletronico, onde tudo sobre os funcionários é enviado para o Ministério do Trabalho.

É tão importante esses documentos arquivados, que existem uma fiscalização própria par isso, a fiscalização trabalhista.

CONDIÇÕES DE ARQUIVAMENTO

O local onde os arquivos serão armazenados devem estar em boas condições.

Se hoje é possível conhecer fatos históricos é porque arquivos os preservaram, pois os arquivos não podem constituir acervos esquecidos, muito ao contrário, são constantemente utilizados e por essa razão é que são considerados fontes históricas

valiosas. Entretanto, o patrimônio cultural normalmente encontrado nas organizações

refere-se aos registros de natureza exclusivamente administrativa.

A gestão documental, por meio da organização dos arquivos, da triagem e preservação dos documentos e da atuação efetiva do gestor documental, tem se mostrado uma importante metodologia arquivística, cujo seu objetivo maior é fornecer apoio aos processos de trabalhos, principalmente, ao processo decisório.

Ao se propor a gestão documental é necessário, antes de qualquer iniciativa, conhecer bem a organização, o trâmite dos documentos e o ciclo das informações. Os documentos, de acordo com o seu ciclo vital, devem seguir um plano de classificação e conservação para que assim sejam melhor arquivados e cumpram seus objetivos. Como a função de um arquivo é guardar a documentação e fornecer as informações de maneira rápida e segura de seus acervos, não há um método único válido de arquivamento.